Выбор ERP - системы. План с пояснениями.
Адрес проекта IT2B, на котором опубликован материал документа: it2b.h1.ru
Сысовская.август 2001.
Оглавление:
Выбор ERP-системы *
1 Схема выбора системы *
1.1 План мероприятий по постановке задачи. *
1.2 Просмотр систем и выбор нескольких для детального изучения. *
1.3 Просмотр примеров внедрения и уточнение возможностей. *
2.2 Выбор ERP - системы и составление ее паспорта. *
2.3 Представление системы сотрудникам. *
Выбор ERP-системы
Схема выбора системы
Построение системы требований к ИС.
Причины внедрения ИС.
Анализ действующей ИС.
Цели внедрения ИС.
Анализ действующих деловых процессов.
Характеристика предприятия (общая картина).
Требования к технологиям управления предприятием.
Прогнозирование. Стратегия развития предприятия.
Требования к ИС. Качественные характеристики достижения цели.
Стратегия развития ИС.
Определение ограничений к ИС.
Постановка задачи с учетом целей, прогнозов, заданного качества.
Совмещение.
Оценка вариантов реорганизации технологии работы.
Оценка вариантов развития КИС.
Просмотр предлагаемых решений и проработка их возможностей.
Предварительный анализ предлагаемых решений и отбор наиболее эффективных предложений.
“Примерка” решения, оценка его качества по критериям (функциональность-цена-время-риски).
Составление укрупненного ТЗ.
В данном разделе речь идет не столько о выборе комплексного решения ИС, сколько о выборе ERP - системы, которая станет ядром будущей ИС. Конечно, состав ИС значительно шире, чем ERP – система. На данный момент, по-моему мнению, не существует ERP – систем, внедрение которых было бы синонимом внедрения КИС.
План мероприятий по постановке задачи.
Формирование концепции ИС, подходов к ее построению.
Концепция ИС, ее цель и значение для данной организации готовятся в соответствии с представлениями о возможностях информационных технологий в сфере решения проблем бизнеса.
Выбор поставщиков решений.
Составляется детальный список поставщиков решений. Хорошим подспорьем для выполнения этой работы могут стать материалы выставки SoftTool. Проводится первый цикл контактов с целью знакомства и договоренности о встрече для просмотра решений.
Просмотр систем и выбор нескольких для детального изучения.
Проводится, как правилами, сотрудниками отдела информационных технологий. Цель – уточнение возможностей современных решений и выделение нескольких систем для более детального изучения. На этом этапе назначается менеджер проекта – сотрудник, который будет осуществлять продвижение проекта, переписку с поставщиками решений, разрабатывать методический и календарный план внедрения.
Просмотр примеров внедрения и уточнение возможностей.
При просмотре систем собираются данные по вопросам, полученных из анализа требований к качеству процесса внедрения и работе ИС. При этом необходимо учитывать следующие моменты:
Проблема выбора подходящей системы.
Разные функции ИС могут принадлежать одному процессу и наоборот – один процесс может проходить через несколько функциональных модулей. Например, процесс удовлетворения потребностей клиента проходит через такие функциональные модули ИС: финансовый, торговый, складской, управления проектами, персоналом, управление знаниями, управление отношениями с контрагентами. ИС стоит дорого, потому что она умеет различные функции связывать в единый процессный контур, т.е. 2+2=5. С другой стороны, все, что система умеет, стоит денег, поэтому покупаемые функциональные возможности должны быть востребованы бизнес процессами. Часть функциональности, заложенная производителем в систему, может представлять новые для предприятия возможности, которые она хотела бы иметь, но не представляет реально их реализацию, не имеет отлаженных рабочих процедур в этом направлении и не может сформулировать четких требований к результату. Расширить функциональность ИС можно только в случае, когда эти функции включены в состав бизнес- процессов организации и адаптированы под использование ИС. Модель работы ИС и бизнес-схема организации должны соответствовать друг другу. Например, если в организации не была поставлена система бюджетирования, то покупка ERP-системы не создаст необходимого функционального контура в организации, а при непродуманном использовании эта функция не даст эффекта, будет дискредитирована, произойдет ее изоляция, управленческий контур разомкнется. Другой пример - если не поставлена система обмена электронной информации с поставщиками и покупателями, то вряд ли даст эффект дорогостоящая функция накопления и анализа неструктурированной информации в подсистеме управления знаниями для функций маркетинга. Не рационально покупать систему с заведомо излишней функциональностью (согласно закону “из двух претендентов на работу, которою оба выполнят одинаково следует выбрать того, который глупее”). Она должна быть достаточна для обеспечения устойчивой дееспособности предприятия, обеспечения сотрудникам возможности нормальной работы и обеспечения просматриваемых будущих потребностей.
Даже комплексные системы сильно отличаются по функциональности. Например, для торговой организации намного выгоднее будет покупка не ERP (enterprise resource planning) системы, изначально ориентированной на производство, а аналогичного уровня DRP (distribution resource planning) системы. К сожалению, я не знаю ни одной современной DRP – системы, представленной на российском рынке ПО. Единственная знакомая мне система Tecsys Elite Series – насыщена функциональными возможностями, перекрывающими все потребности торговой организации, к сожалению не так современна, как Аксапта (отсутствует интеграция с Интернет, блок управления проектами и персоналом и пр.). Сейчас на рынок выходит ПО, написанное под крупные торговые сети и универсализированное, но пока риски, связанные с приобретением такого ПО, очень высоки.
Таким образом, и ИС и бизнес-схема организации представляют замкнутые в процессный контур комплексные решения на наборе различных функций. Размыкание такого контура резко снижает эффективность. Запланированный и реализованный продукт внедрения, предусматривающий как можно более плотное слияние этих контуров ИС и модели бизнеса - это важный (а может быть основной) фактор возврата инвестиций в ИС.
Для принятия решения необходимо руководствоваться не существующей схемой рабочих процедур, и не представлениями о том, как они должны осуществляться. Необходимо выбрать систему, которая приведет от текущей схемы работы к желаемой. Надо помнить, что невозможно перепрыгнуть через ступень в развитии, не имея для этого эффективного средства, позволяющего сделать прыжок.
Проблема формирования команды.
На этом шаге формируется команда из представителей основных подразделений. Члены этой команды должны составить план перехода к своим обязанностям по проекту и передачи своих функций. Они должны получить базовые знания по информационным технологиям и современным концепциям управления бизнесом. Именно они просматривают выбранные системы более детально, оценивают их функциональное и стратегическое соответствие целям предприятия. С точки зрения формирования команды это самый сложный этап, потому что необходимо оторвать наиболее компетентных специалистов от их прямых обязанностей, это может затянуть решение проблемы. Необходимо подготовить мероприятия по формированию понимания важности ИС и ясности относительно шагов, предпринимаемых в данном направлении.
Выбор поставщика решения.
Решения по каждой системе могут внедряться несколькими фирмами, оказывающими разный набор услуг и имеющими различный опыт.
Для проведения этапа необходимо сформировать список вопросов к поставщику вопросы могут быть частично решены в процессе переписки. Он сможет выглядеть следующим образом:
- Как реализована фискальная бухгалтерия.
- Есть ли сопряжение с торговым оборудованием.
- Как реализована работы с удаленными подразделениями.
- Опыт внедрения, внедряемая версия, состав команды, этапы и в какой стадии находятся проекты.
- Как проводится обучение, в каких объемах, сколько стоит.
- Предоставление скидок и отсрочек в платежах за систему и работы по внедрению. Прочие льготные схемы платежей.
Уточнение критериев выбора.
На этом же этапе начинает формироваться дерево целей (требований к системе).
Выбор ERP - системы и составление ее паспорта.
Представление системы сотрудникам.