Как вести учет договоров

[Shura]

В продолжение вопроса от Glibs

Если компания имеет сложную структуру, например
Отдел закупки или сметно-договорной отдел - в обязанности которого входит взаимодействие с поставщиком, при этом это как правило люди совсем далекие от учета, их обязанность - своевременные поставки.
Бухгалтерия - в обязаности которой входит ведение учета, причем исходя из объема документооборота, одни бухгалтера обрабатывают банк, другие ведут расчетов с поставщиками/подрядчиками.
И какой-нибудь финансово-аналитический отдел, в чьи обязаности входит следить чтобы не наступали какие-либо санкции по договору.

И наступают следующие ситуации
Мы проплатили аванс. Бухгалтера провели и забыли на время. Закупщикам необходимо знать когда и как, чтобы наседать на поставщика. Финансистам надо знать, а когда же наступят штрафнуе санкции. Как в этом случае все получат интересующую их информацию?

Мы оплатили частично поставки, которых было 3. Бухгалтер на банке провел это все на поставщика и забыл. Бухгалтер по расчетам с поставщиками сопоставление еще не провел (например в середине месяца взял 3-4 отгула), ему это не сильно критично. Закупщику звонит похожий на него работник поставщика с вопросом "Где мои деньги"? Финансистам необходимо отчитаться перед руководством о нашем текущем состоянии. Как в этом случае?

Как бы напрашивается предложение добавить в платежные документы поле что-то вроде "Договор" и в него вносить или номер Закупки или Заказа. Но что делать в таком случае с авансами по нескольким договорам? Или оплате векселями по нескольким догорам?

С уважением,