В СRM есть возможность организовать общие списки - очереди сообщений. Очередям могут быть назначены email адреса, откуда почта будет забираться автоматически. Так же вы получите автоматическую привязку к Организациям, Контактам, продажам... Гипотетически это может решить проблему, но на вашем железе сможет работать только версия 4.0 которая уже устарела. Еще проблему может решить старый Exchange сервер, где есть общие папки
