Завершать действия может тот, кто может их изменять. Вы можете настроить эту привилегию на уровне пользователя, тогда обладатель роли сможет закрыть только свои действия.
Описание того как работает модель безопасности CRM можно найти в бесчисленных учебных пособиях, например
тут.